Standard “Notfallmodus für cloudbasierte Elektronische Aufzeichnungssysteme (cEAS)”
IGZTK Version 1.0, Stand Januar 2022
Verbandsstandard für die Definition und den Umgang mit Funktionen für die Überbrückung von Internetverbindungsproblemen bei cloudbasierten (verteilten) elektronischen Aufzeichnungssystemen
1. Grundsätzliches
Der Standard für den Umgang mit Notfallmodi bei cloudbasierten (verteilten) elektronischen Aufzeichnungssystemen (cEAS) soll zu einem gemeinsamen Verständnis der Ausgestaltung führen und zu einem rechtssicheren Betrieb des Aufzeichnungssystems beitragen, wodurch den Interessen der Konsumenten, der Kassenanwender, der Kunden, der Kassensystembranche als auch den Finanzbehörden gedient wird.
Der Standard wurde von den Mitgliedern der IGZTK e.V. (Interessengemeinschaft Zukunftsweisende Technologiehersteller für Kassensysteme) entwickelt und steht ausdrücklich über den Interessen einzelner Marktteilnehmer.
2. Anwendungsfall Notfallmodus
Cloudbasierte Kassensysteme gibt es in unterschiedlichsten Variationen am Markt. Die technische Vielfalt ist groß und nimmt laufend zu. Allen cloudbasierten Kassensystemen ist gemein, dass sie einen wesentlichen Teil ihrer Geschäftsprozesse in einem Cloud-Rechenzentrum betreiben. Es gibt bspw. cloudbasierte Kassensysteme, die allein durch einen Webbrowser verwendet werden. In anderen Systemen kommen beim Anwender Apps auf Android-, Windows, oder iOS-Geräten zum Einsatz. Aus technischer Sicht ist das cEAS in allen Fällen ein verteiltes System, bei dem die verschiedenen Komponenten der “Kasse” an verschiedenen Orten betrieben werden und nur im Verbund das cEAS abbilden.
Die Komponenten des cEAS sind für ihren Betrieb darauf angewiesen, dass sie untereinander kommunizieren und Daten austauschen können. Dies setzt u.a. eine funktionierende Internetverbindung voraus. Auch wenn Internetverbindungen in Deutschland in den letzten Jahren an Qualität gewonnen haben, gibt es doch immer wieder Situationen, in denen es regional zu kurzzeitigen Verbindungsproblemen kommen kann. Hersteller von cEAS haben daher in den letzten 10 Jahren verschiedene technische Maßnahmen ergriffen, um einen eingeschränkten Weiterbetrieb von Kassenkomponenten zu ermöglichen, wenn es zu einer kurzzeitigen Störung des Internets kommt. Diese Maßnahmen sind so vielfältig, wie es unterschiedliche Kassensysteme und Technologien gibt. Im Rahmen dieses Verbandsstandards fassen wir diese Maßnahmen als “Notfallmodus” zusammen.
Notfallmodi ermöglichen generell die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs beim Kassenanwender auch im Falle einer Störung der Internetverbindung. Somit wird sichergestellt, dass bei cloudbasierten elektronischen Aufzeichnungssystemen (cEAS) eine ständige und lückenlose Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle möglich ist.
Ebenso ermöglicht ein Notfallmodus eine unmittelbare Belegerstellung vor Ort, wodurch der Verpflichtung zur Belegausgabe (gem. § 146a Abs. 2 AO) überhaupt erst entsprochen werden kann.
Notfallmodi sind nicht darauf ausgelegt einen dauerhaften Betrieb von Kassenkomponenten ohne Internetverbindung zu ermöglichen, wie dies bei Offline-Kassen der Fall ist. Um den Notfallmodus eines cEAS zu regeln und eine Prüfung eines cEAS inkl. des Notfallmodus zu ermöglichen, definiert der Verband den “Notfallmodus für cEAS” wie folgt.
3. Definition des Notfallmodus
Wird ein cEAS im Notfallmodus (zur Überbrückung einer Internetverbindungsstörung) betrieben, so gilt:
- Der Kassenanwender kann ausschließlich operative Tätigkeiten, die dem Erfassen von Geschäftsvorfällen dienen, tätigen.
- Eine Änderung an Stammdaten (Anzahl Tische, Speisekarte, Zahlungsarten, etc.) ist ausgeschlossen.
- Die Durchführung eines Kassenabschlusses im Notfallmodus ist entweder technisch ausgeschlossen, oder es wird in den Berichten vermerkt, dass ein Kassenabschluss während eines aktivierten Notfallmodus durchgeführt wurde.
- Nachträgliche Änderungen an erfassten Geschäftsvorfällen und erstellten Belegen sind ausgeschlossen.
- Ist im Notfallmodus ebenfalls die Verbindung zur TSE unterbrochen, so wird auf dem Beleg vermerkt, dass keine Signierung durch eine TSE stattgefunden hat und wann die letzte erfolgreiche Signatur erfolgt ist.
- Es ist sichergestellt, dass offline erstellte Belege automatisch mit dem cEAS synchronisiert werden, sobald die Störung der Internetverbindung beseitigt wurde.
- Es ist sichergestellt, dass Auftreten und Dauer eines Notfallmodus im TSE- Export protokolliert werden.
- Es ist sichergestellt, dass Belege, welche bei aktiviertem Notfallmodus erfasst wurden, im DSFinV-K-Export enthalten sind. Es ist dabei ersichtlich, welche Transaktionen bei aktivierten Notfallmodus erstellt wurden.
- Nach 48h anhaltender Betriebszeit im Notfallmodus wird der Benutzer zur Dokumentation und Beseitigung der Störung aufgefordert.